クリニックの労務事務をAIで軽くする ― シフト・規程の実務

AIニュース ｜ 株式会社ロボワークス

診療以外の「見えない事務」の筆頭が労務

クリニックの院長・事務長の負担というと、まずカルテ入力やレセプト業務が挙がります。しかし現場をよく見ると、シフト作成、有給の管理、就業規則や各種書式の見直し、スタッフからの労務相談といった「労務まわり」も、確実に時間を奪っています。しかも多くの場合、担当は事務長ひとり。属人化しやすく、引き継ぎもしづらい領域です。

この分野は制度改正の影響を直接受けます。国の審議会では雇用環境や均等待遇に関する議論が継続的に行われており、厚生労働省は2026年9月1日に第91回労働政策審議会雇用環境・均等分科会の資料を公表しています。制度の方向性は、こうした一次情報を定点で確認するのが最も確実です。AIはその要約や論点整理の下支えには使えますが、根拠は必ず公式資料に当たるという原則は変えないでください。

AIが効く3つの労務領域

1. シフト原案の作成

「常勤◯名・パート◯名」「午前は受付2名必須」「土曜は隔週」といった制約条件を文章で書き出し、AIに原案を作らせます。ゼロから組むのではなく、叩き台を10秒で出させて人が直すのが要点です。希望休の突き合わせや、公平性のチェック（特定の人に土曜が偏っていないか）も依頼できます。

2. 院内規程・書式の下書き

育児・介護に関する取り扱い、時間外の申請フロー、私物端末の利用ルールなど、「作らなければと思いつつ手つかず」の文書は多いはずです。AIに構成案と条文の下書きを作らせ、クリニックの実情に合わせて修正します。ただし最終確認は社会保険労務士など専門家に。AIの出力をそのまま規程にしてはいけません。

3. スタッフからの質問への一次回答

「有給は何日残っているか」「半休の扱いは」といった質問は繰り返し発生します。院内ルールをまとめた文書をAIに読ませておけば、一次回答の下書きが即座に出ます。個別事情の判断は人が行い、AIは調べ物と文章化を肩代わりさせるという切り分けが現実的です。

始める前に押さえる注意点

• 個人情報を入れない：氏名・生年月日・給与額などは伏せ、条件だけを渡す運用にする
• 最終判断は必ず人：AI出力は下書き、決裁は院長・事務長
• 小さく始める：まずシフト原案だけ、次に書式1本、と1か月単位で広げる
• 手順を残す：うまくいった指示文を院内で共有し、属人化を防ぐ

労務事務は毎月必ず発生する定型業務です。1回あたり30分の短縮でも、年間では数十時間になります。カルテ入力の効率化と並行して、着手しやすい領域から手を付けるのが現実的です。

実演で学べるセミナーのご案内

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参考 (一次情報): 第91回労働政策審議会雇用環境・均等分科会の資料を掲載しました。 (厚生労働省, 2026-09-01) 第91回労働政策審議会雇用環境・均等分科会の資料を掲載しました。